Betreiber von Pelletheizungen in öffentlichen Gebäuden, die den Pelletbezug über Ausschreibungen organisieren, sollten die wesentlichen Punkte und Anforderungen an den Energieträger unmissverständlich definieren. Hierfür wurden vom DEPI juristisch geprüfte Ausschreibungsvorlagen erstellt, die kostenlos genutzt und angepasst werden können.
In Pelletkesseln dürfen nur die vom Kesselhersteller zugelassenen Brennstoffqualitäten eingesetzt werden. Die für den jeweiligen Pelletkessel geeignete Qualitätsklasse ist in der Bedienungsanleitung des Pelletkessels angegeben oder kann beim Kesselhersteller erfragt werden. Die Qualitätsklasse A1 kann in allen Kesseln eingesetzt werden.
Die Einhaltung der Vorgaben der DIN EN ISO 17225-2 wird durch die ENplus-Zertifizierung kontrolliert.
Bei mehreren Pelletlieferungen im Jahr ist es üblich, einen indexierten Jahresvertrag abzuschließen und den Brennstoffpreis in das Verhältnis zu einem Preisindex zu setzen. Das heißt, dass der bei Vertragsabschluss vereinbarte Startpreis bei jeder neuen Anlieferung an die aktuellen Entwicklungen des Marktpreises angepasst wird. Der vom Deutschen Energieholz- und Pellet-Verband e. V. (DEPV) veröffentlichte Preisindex für 26 Tonnen gibt monatlich die Durchschnittspreise von Holzpellets in Deutschland an. Auf Basis dieses Wertes kann eine Indexierung von Angebotspreisen vorgenommen und in den Liefervertrag übernommen werden.
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